财务总监教你审核费用与付款-众企会计
审核日常报销与付款的时候,需要注意以下九个事项:
1,业务申请或请示报告
开展工作之前应该先有业务申请,出差有差旅申请,采购有采购申请,费用有费用申请等等,需要核对业务申请上的事项、数量及金额等信息。
2,合同
所有的采购或大项开支都必须要有合同,没有合同需要退单,除非有决策领导特批,有合同的,需要核对合同上的事项、数量及金额等信息。。
3,发票或收据
正规的公司,99%的业务都必须要有发票,1%的特殊或小金额的业务可以是收据。不正规的公司,则要依据实际情况来看。需要核对发票上的公司名称、数量、金额等信息。
4,验收单或入库单
如果是工程类的付款,一定要有验收单,确保这些工作已经完成了,如果是非大货采购付款,一定要有入库单,确保货品已经入库,如果是大货类的采购款,一般是通过系统来验收入库的,可以不需要提供纸质入库单。需要检查入库单上的数量、单价、金额等信息。
5, 对账单或结算单
付款类的支出基本上需要提供对账单或结算单,需要核对单据上的公司名称、数量、金额等信息,尤其是预付款项,有些预付款项连附件也没有,孤零零的。
6,证明文件
有的时候,还需要提供身份证复印件,委托收款证明(代收货款),产权证复印件(租赁)等相关的证明资料。
7,内部控制
现在大部分公司的报销与付款都是通过OA等系统来完成,只要设置恰当,就没有问题,但要需要定期的反省与检讨流程设置的合理性,少量的公司没有上系统的,要检查相关领导是否有签字审批。
8,业务的合理性
前面已经经过相关的业务领导审批,一般不用把关业务的合理性,但是依然要用常识判断一下是否有合理性,如果没有合理性,要提醒相关的领导注意,有可能领导没有注意到,忽略了。现实中,很多领导是闭眼审批流程的,或者是精略的看一下。有些领导会跟财务说,我看过的,但是如果有问题,你依然要跟我讲。
9,财务与税务处理
审核费用的时候,要顺便琢磨一下这个费用的财务与税务的处理,常规的业务当然不需要琢磨,非常规的业务一定要琢磨一下,如果有问题,还有机会改正,而一旦付款了,就被动了,不好处理。